Préparer une réunion d’entreprise

1 Mar 2022 | Mariage | 0 commentaires

Qui n’a jamais eu l’impression de passer plus de temps à participer à des réunions qu’à avancer réellement dans son travail ? Si elles sont parfois perçues comme une perte de temps, c’est sans doute qu’elles sont mal organisées, que tous les participants ne voient pas forcément quel rôle ils peuvent y jouer, quelles sont leurs responsabilités… Une réunion peut être un outil de travail très efficace, permettant de collecter et regrouper des idées et prendre des décisions. En suivant ces quelques conseils, vous saurez comment organiser une réunion de travail efficace.

1- Avez-vous vraiment besoin d’organiser une réunion ?

Tout le monde ne sait pas comment organiser une réunion de travail efficace. En revanche, tout le monde est d’accord pour dire qu’il y a beaucoup trop de réunions dans une journée de travail ! Il arrive cependant que l’on ait un problème à résoudre, et qu’il soit nécessaire de consulter plusieurs personnes afin de prendre la meilleure décision. La première question à se poser est donc « est-il vraiment nécessaire d’organiser une réunion ou bien une autre solution est-elle envisageable ? ».

Afin de répondre, il est impératif d’identifier clairement le ou les objectifs de la réunion, en répondant à ces quatre questions simples :

  • Pourquoi organiser cette réunion ?
  • Quel résultat voulez-vous obtenir ?
  • Quelle information voulez-vous partager ou quelle décision doit être prise ?
  • Qui doit participer et quel sera le rôle de chacun ?

Commencez par identifier et expliquer clairement le problème que cette réunion est censée traiter, et le résultat que vous souhaitez obtenir (transmettre une information, recueillir des idées, trouver une solution, prendre une décision…). Ensuite, identifiez la ou les personnes susceptibles d’apporter un élément de réponse ou de prendre une décision pour le résoudre. Il faut être conscient du rôle que chacun devra jouer dans la réunion. Si le rôle d’un intervenant potentiel n’est pas clair, c’est sans doute parce qu’il n’est pas utile qu’il participe à la réunion.

Si le problème est au final relativement simple et qu’il suffit de prendre contact avec une ou deux personnes pour le résoudre, sans doute n’est-il pas nécessaire d’organiser une réunion. A quoi sert une réunion ? A rassembler dans un même lieu toutes les personnes possédant potentiellement un élément de réponse à votre problème. Dans certains cas, quelques échanges téléphoniques, par email ou par messagerie instantanée peuvent être tout aussi efficaces, moins contraignants (nul besoin de se déplacer, durée des entretiens généralement plus courte) et suffire pour trouver une solution rapide à un problème.

2- Comment préparer une réunion de travail ?

Le secret d’une réunion réussie tient en grande partie au temps consacré à sa préparation. Mieux elle sera préparée, et plus le temps passé en réunion sera productif. Il est courant de voir une réunion mal préparée s’éterniser, car plutôt que de rester concentrés sur les sujets importants, les participants risquent de se disperser et de débattre de sujets qui n’étaient pas à l’ordre du jour. On se retrouve alors souvent avec une réunion n’ayant pas atteint ses objectifs, et l’obligation d’en prévoir une nouvelle pour terminer ce qui n’a pas été fait…

Définir les objectifs d’une réunion

Quel est le but de la réunion, qu’est-ce qui doit en ressortir au final ? Vous devez être capable d’écrire noir sur blanc ce que vous attendez de cette réunion. C’est à partir de cela que vous pourrez d’une part définir l’ordre du jour, le plan d’une réunion, en détaillant les thèmes abordés. Cela vous permettra également d’évaluer la durée nécessaire pour traiter tous les sujets. Attention cependant, la réunion ne devra pas durer trop longtemps. L’idéal est de ne pas dépasser une heure. L’attention baisse naturellement après 52 minutes. Au-delà, la réunion risque de ne pas être aussi productive.

Bien choisir les participants

Il est important que les personnes invitées à la réunion y trouvent un intérêt réel. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de vous retrouver avec des « spectateurs ». Ils n’interviendront pas, n’apporteront rien, et passeront une bonne partie de la réunion à se demander ce qu’ils font là. Ces personnes perdront leur temps et cela sera au final contreproductif. Toutes les personnes qui seront présentes doivent permettre à la réunion d’atteindre ses objectifs.

Préparer une réunion de travail en définissant clairement ses objectifs va également permettre de sélectionner les participants. Organiser une réunion de travail pour analyser une anomalie nécessitera d’inviter des experts techniques, des experts fonctionnels et des développeurs. Le plan d’une réunion de travail permet de sélectionner les spécialités. Organiser une réunion de service afin de décider des orientations à donner pour les mois à venir nécessitera plutôt la participation des personnes à même de prendre des décisions et de les faire appliquer.

Pour être efficace, une réunion ne devrait pas avoir plus de huit à dix participants. Au-delà, tout le monde n’aura pas le temps de s’exprimer correctement et la réunion risque d’être moins productive.

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